Behandling av personuppgifter

När du har ett hyresavtal hos oss eller i vissa fall har hyrt av oss, samt när du är bostadssökande behöver vi behandla dina personuppgifter. Vi behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen (General Data Protection Regulation – GDPR) med kompletterande av svensk lagstiftning.

Dataskyddsförordningen ska skydda dig så att din personliga integritet inte kränks genom att dina personuppgifter används på fel sätt. Dina personuppgifter får bara behandlas om du har godkänt det, vi har ett avtal eller om det finns stöd i annan lag eller via GDPR.

Vad är personuppgifter?

Personuppgifter är uppgifter som på ett eller annat sätt kan kopplas till din person. Det kan vara direkta uppgifter som namn, adress, e-postadress, personnummer eller telefonnummer. Men det kan också vara indirekta uppgifter som lägenhetsnummer.

När behandlas mina personuppgifter?

Hos Tunabyggen registreras dina personuppgifter när du registrerar dig som sökande på vår webbplats, när du får lägenhetserbjudande och när du skriver ett hyresavtal. Vi behandlar även dina personuppgifter i syfte att leverera tjänster, skicka fakturor och information, samt för att i övrigt kunna fullfölja vårt ansvar som avtalspart. Personuppgifter bevaras av bolaget i enlighet med gällande lagstiftning så länge det är nödvändigt för att kunna leverera tjänster eller uppfylla lagkrav.

Personuppgiftsbehandling i vår bostadskö

Under din tid som sökande samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Om du inte önskar stå kvar som sökande kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.

Personuppgiftsbehandling när du erbjuds en bostad hos oss

När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Om du erbjuds en studentbostad kommer vi att behandla antagningsbesked eller andra intyg som styrker att du studerar eller kommer att studera under hyrestiden.

Personuppgiftsbehandling under hyresförhållandet

När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar och när vi skickar information till dig.

Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du bor i en studentbostad kommer vi till exempel att kontrollera att du studerar.
Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att kunna informera om det som är aktuellt och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för att utveckla och förbättra tjänster och behålla en god kundkontakt med dig.

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.

Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträden för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet, ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta.

Personuppgiftsbehandling när hyresförhållandet är slut

Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet men vissa uppgifter sparas enligt lag, en viss tid till exempel hyresavtalet.
Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.

Registerutdrag

Du har rätt att kostnadsfritt, en gång per kalenderår, begära ett registerutdrag från oss. Begäran ska göras skriftligen, vara undertecknad av dig, samt innehålla ditt namn och personnummer.

Begäran skickas till AB Stora Tunabyggen, Box 308, 781 24 Borlänge
eller via e-post till: info@tunabyggen.se.

Begäran om rättelse

Begäran om rättelse av personuppgifter kan du göra genom att kontakta Tunabyggen via brev, e-post eller via telefon 0243-733 00. Har du klagomål på Tunabyggen angående felaktig hantering av personuppgifter som inte åtgärdas av oss på ett enligt dig tillfredsställande sätt, kan du kontakta Datainspektionen.

Offentlighetsprincipen

Tunabyggen är ett kommunalt bolag och omfattas av Offentlighets- och sekretesslagen.

Offentlighetsprincipen innefattar en rätt för var och en att hos Tunabyggen ta del av allmänna handlingar. Huvudregeln är att alla allmänna handlingar är offentliga och ska lämnas ut om någon begär det. Den utlämnande myndigheten får som huvudregel inte efterfråga vem som begär ut en allmän handling. Detta medför att personuppgifter som förekommer i allmänna handlingar kan komma att lämnas ut. Tunabyggen har i dessa fall inte möjlighet att informera om att personuppgifter lämnats ut. Om dina personuppgifter finns i allmänna handlingar kan de alltså komma att lämnas ut om någon begär det och du kommer inte att meddelas när det har skett.

Denna rätt gäller dock inte om handlingarna innehåller uppgifter som är belagda med sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen gäller för personuppgift om det kan antas att ett utlämnande skulle medföra att uppgiften behandlas i strid med Dataskyddsförordningen.

Om du skickar e-post eller brev till Tunabyggen, kan vi behöva spara och lagra handlingen i våra arkiv.

Ansvariga

Personuppgiftsansvarig, det vill säga ansvarig för alla behandlingar av personuppgifter som utförs, är AB Stora Tunabyggens styrelse.

Vi har ett dataskyddsombud (DSO) som kontrollerar att vi behandlar dina personuppgifter korrekt.
Vårt DSO är Sofia Kouppa Söderström på Borlänge kommun, som du kan kontakta via e-post dataskyddsombud@borlange.se.